Nowe przepisy to szereg dodatkowych zada艅 dla pracownik贸w dzia艂贸w kadrowo-p艂acowych, kt贸re ju偶 od d艂u偶szego czasu s膮 przeci膮偶one regularnym wprowadzaniem nowych, cz臋sto trudnych i niejasnych przepis贸w. Komentuje dr Pawe艂 艁uczak z Wydzia艂u Zarz膮dzania Uniwersytetu 艁贸dzkiego.
Pracownicy dzia艂贸w kadrowo-p艂acowych, zar贸wno funkcjonuj膮cych bezpo艣rednio w organizacjach, jak i tworzonych w ramach zewn臋trznych podmiot贸w zajmuj膮cych si臋 us艂ugowym prowadzeniem obs艂ugi kadrowo-p艂acowej mog膮 mie膰 problem z obs艂u偶eniem kolejnej du偶ej nowelizacji Kodeksu Pracy. Od 2019 roku nieustannie s膮 oni obci膮偶ani nowymi zadaniami wynikaj膮cymi ze zmieniaj膮cych si臋 przepis贸w prawa pracy i podatkowego. Maraton zmian dla kadrowych rozpocz膮艂 si臋 blisko 4 lata temu od zmiany ustawy o podatku dochodowym od os贸b fizycznych. 17 wrze艣nia, zaledwie dwa tygodnie przed wprowadzeniem zmian w 偶ycie, specjali艣ci do spraw kadr i p艂ac musieli w ekspresowym trybie dostosowa膰 systemy komputerowe oraz spos贸b wyliczania wynagrodze艅. Zmiany obj臋艂y zar贸wno sam膮 stawk臋 podatku, kwot臋 zmniejszaj膮c膮 podatek, jak i koszty uzyskania przychodu.
Kolejne lata r贸wnie偶 nie by艂y 艂askawe dla kadrowych, gdy偶 byli oni jedn膮 z tych grup zawodowych, kt贸rej epidemia covid-19 przysporzy艂a bardzo du偶o pracy. Przez ponad dwa lata zmagali si臋 oni z permanentnym chaosem w kwarantannach i izolacjach pracownik贸w, nieustannymi zmianami przepis贸w i zalece艅 w zakresie obostrze艅 dla pracodawc贸w, a tak偶e s艂u偶yli pomoc膮 zarz膮dom organizacji w zakresie pozyskiwania wsparcia, zdobywania dotacji oraz walki o ulgi i umorzenia op艂at dla przedsi臋biorstw dotkni臋tych negatywnymi skutkami ekonomicznymi epidemii covid-19.
Rok 2022 w 艣wiadomo艣ci wi臋kszo艣ci Polak贸w, a w szczeg贸lno艣ci w艂a艣nie specjalist贸w ds. kadr i p艂ac, zapisa艂 si臋 jako okres nieko艅cz膮cego si臋 chaosu w zakresie podatk贸w od wynagrodze艅 pracownik贸w. Kilkukrotne zmiany sposobu wyliczania wynagrodze艅 pracownika, odraczanie zaliczek na podatek dochodowy, konieczno艣膰 wyliczania pensji na kilka sposob贸w i wybierania najkorzystniejszego, edukowanie pracownik贸w w zakresie zmian w przepisach oraz gromadzenie stos贸w o艣wiadcze艅 sta艂y si臋 codzienno艣ci膮 kom贸rek kadrowo-p艂acowych w organizacjach.
Czy dzia艂y kadrowo-p艂acowe wytrzymaj膮 kolejne obci膮偶enia?
W bie偶膮cym roku specjali艣ci ds. kadr i p艂ac maj膮 ju偶 za sob膮 liczne zmiany przepis贸w, takie jak wprowadzenie pracy zdalnej czy te偶 kontroli trze藕wo艣ci w organizacji. Od 1 marca kom贸rki kadrowo-p艂acowe sparali偶owane zosta艂y stosami rezygnacji w zwi膮zku z obowi膮zkowym autozapisem do Pracowniczych Plan贸w Kapita艂owych. Za dwa tygodnie w 偶ycie wejd膮 nowe przepisy, a dzia艂y kadrowo-p艂acowe obci膮偶one zostan膮 obs艂ug膮 nowych rodzaj贸w wniosk贸w, jak chocia偶by o zwolnienie od pracy z powodu dzia艂ania si艂y wy偶szej czy z powodu sprawowania osobistej opieki nad chorym cz艂onkiem rodziny. Kadrowi b臋d膮 r贸wnie偶 musieli po艣wi臋ci膰 czas na weryfikowanie i konstruowanie przyczyn wypowiedzenia um贸w o prac臋 na czas okre艣lony czy znaczne uszczeg贸艂owienie i rozszerzenie zakresu informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanych pracownikom, kt贸re obj膮膰 b臋d膮 musia艂y ca艂y szereg nowych element贸w.
I tak ju偶 bardzo obci膮偶one kom贸rki personalne b臋d膮 r贸wnie偶 musia艂y znale藕膰 czas na rozpatrywanie wniosk贸w pracownik贸w o bardziej przejrzyste i stabilne warunki zatrudnienia, a w przypadku odmowy ich przyznania, na konstruowanie odpowiednich uzasadnie艅 odmowy. Zdziwienie budzi膰 mo偶e d膮偶enie ustawodawcy do formalizowania procesu dialogu dotycz膮cego warunk贸w zatrudnienia, kt贸ry odbywa si臋 mi臋dzy pracodawc膮 a pracownikiem. Miejsce dotychczasowej rozmowy z prze艂o偶onym dotycz膮cej oczekiwa艅 pracownika i mo偶liwo艣ci organizacji w zakresie poprawy stabilno艣ci jego zatrudnienia zajmie formalne wymienianie si臋 kolejnymi oficjalnymi pismami, z kt贸rych ka偶de b臋dzie dodatkowym obci膮偶eniem organizacyjnym dla pracodawcy.
Pami臋ta膰 nale偶y, i偶 zadania powierzane kom贸rkom kadrowo-p艂acowym w organizacjach, wymagaj膮 specjalistycznej wiedzy i do艣wiadczenia, a niejednokrotnie r贸wnie偶 bardzo dobrej znajomo艣ci samej organizacji. Nie jest zatem 艂atwo oddelegowa膰 te zadania innym pracownikom lub ad hoc zatrudni膰 dodatkow膮 osob臋 do obs艂ugi nowych zada艅. Wi臋kszo艣膰 z nich natomiast narzucone ma niezwykle kr贸tkie terminy wykonania wynikaj膮ce wprost z zapis贸w kodeksu pracy.
Autor komentarza: dr Pawe艂 艁uczak, Katedra Zarz膮dzania Zasobami Ludzkimi
Redakcja: Wydzia艂 Zarz膮dzania U艁